Цикл управления – это схема управления, которая позволяет руководству и сотрудникам лучше достигать целей организации посредством структурированного процесса развития сотрудников.
Последовательность процесса управления
Цикл управления эффективностью является частью процесса или стратегии управления эффективностью, он короче и включает непрерывную процедуру в 4 этапа управления, а именно планирования, организации, мониторинга и контроля.
Преимущества использования этого метода включают повышение конкурентоспособности, структурной гибкости и мотивации сотрудников.
Определение цикла управления производительностью включает в себя четыре основных этапа:
- планирование
- организация
- мониторинг
- контроль
Эта модель традиционно рассчитана на год и заканчивается обзором эффективности, хотя различные организации пришли к выводу, что более частые проверки улучшат производительность сотрудников.
Одним из преимуществ внедрения надлежащего плана цикла управления эффективностью является то, что сотрудник в большей степени соответствует целям организации, понимает как свои собственные задачи, так и более масштабные задачи организации и имеет четкую дорожную карту, которая поможет ему достичь поставленных целей.
Почему цикл управления эффективностью важен в бизнесе?
Разработав план цикла управления эффективностью, организация может максимизировать отдачу от своих сотрудников, обеспечить достижение поставленных целей и конкретно отслеживать эффективность работы каждого сотрудника.
Следуя модели цикла управления эффективностью, организация может также постоянно пересматривать свои собственные структурные цели, что позволяет быстрее реагировать на меняющиеся рыночные условия. Такая гибкость означает повышение конкурентоспособности.
Сотрудники также получают выгоду от плана цикла управления эффективностью. Благодаря сотрудничеству и поддержке со стороны руководства они видят, что являются ценным членом команды. Их навыки развиваются и используются значимым образом, а за упорный труд полагается вознаграждение.
Все это влияет на удовлетворенность работой и способствует удержанию сотрудников.
Этапы цикла управления
Давайте подробнее рассмотрим основные этапы процесса управления.
1. Планирование
На этапе планирования закладывается основа успеха. Прежде чем руководство проведет беседу с сотрудником, руководящая команда должна собраться и определить цели и задачи организации на год.
Это включает в себя общую стратегию бизнеса, а также личные цели всех сотрудников и команд, включая цели развития, конкретные задачи, ориентиры, действия и поведение. Без этой важной информации любое планирование с участием сотрудников будет неэффективным.
Как только руководство в деталях определится с тем, чего оно хочет добиться от сотрудника, настанет время встретиться с ним и составить стратегический план на год. Это должен быть совместный процесс, поскольку сотрудник, который понимает, почему перед ним ставятся конкретные цели и задачи, с большей вероятностью будет заинтересован в их достижении.
При постановке этих целей руководство может также разработать план развития сотрудников. На начальном этапе цикла управления эффективностью руководство получает возможность определить области обучения и повышения квалификации, в которых сотруднику необходимо усилить свои позиции, и определить цели, которые позволят этого достичь.
Разработка плана развития сотрудников продемонстрирует, что руководство активно работает с сотрудником, помогая ему стать более квалифицированным и ценным игроком в организации.
2. Организация
Организация – это функция менеджмента, которая включает в себя разработку организационной структуры и распределение человеческих ресурсов для обеспечения достижения целей. Структура организации – это структура, в рамках которой координируются усилия. Структура управленческого цикла обычно представлена организационной схемой, которая обеспечивает графическое представление цепочки подчинения в организации. Решения, принимаемые в отношении структуры организации, обычно называются решениями по организационному проектированию.
Организация также включает в себя разработку отдельных рабочих мест в организации. Необходимо принять решения о должностных обязанностях отдельных сотрудников, а также о том, каким образом эти обязанности должны выполняться. Решения, принимаемые в отношении характера рабочих мест в организации, обычно называются решениями о проектировании рабочих мест.
Организация на организационном уровне предполагает принятие решения о том, как наилучшим образом распределить рабочие места по подразделениям для эффективной координации усилий. Существует множество различных способов разделения на подразделения, включая организацию по функциям, продуктам, географии или клиентам. Многие крупные организации используют несколько методов разделения.
Организация на уровне конкретного рабочего места предполагает, как наилучшим образом спроектировать отдельные рабочие места для наиболее эффективного использования человеческих ресурсов. Традиционно проектирование рабочего места – это процесс объединения различных элементов для формирования рабочего места с учетом организационных и индивидуальных требований работника.
3. Мотивация
Мотивация включает в себя социальные и неформальные источники влияния, которые люди используют, чтобы вдохновлять других на действия. Если менеджеры являются эффективными лидерами, их подчиненные с энтузиазмом будут прилагать усилия для достижения целей организации.
Науки о поведении, такие как психология и социология, внесли значительный вклад в понимание этой функции менеджмента. Исследования личности и отношения к работе дают важную информацию о том, как менеджеры могут наиболее эффективно руководить подчиненными. Например, это исследование показывает нам, что для того, чтобы стать эффективными руководителями, менеджеры должны сначала понять характер, ценности, установки и эмоции своих подчиненных.
Изучение мотивации и теории стимулирования дает важную информацию о том, как можно стимулировать работников к продуктивным усилиям. Исследования в области коммуникации дают представление о том, как менеджеры могут эффективно и убедительно общаться. Исследования лидерства и стиля руководства дают информацию по таким вопросам, как «Что делает менеджера хорошим лидером?» и «В каких ситуациях определенные стили руководства наиболее уместны и эффективны?».
4. Контроль
В модели цикла управления эффективностью контроль является ключевой функцией в достижении целей, поставленных на этапе планирования.
Однако контроль в цикле управления не будет столь эффективным, если он проводится только один или два раза в течение года. Рекомендуется, чтобы руководство ежемесячно или ежеквартально проводило встречи с сотрудниками, чтобы отслеживать прогресс, предлагать помощь, если это необходимо, помогать в решении любых проблем, которые могли возникнуть, и корректировать цели, если это необходимо.
При постановке целей на год проблемы часто возникают из-за плохого планирования и отсутствия мотивации. Постановка масштабной, отдаленной цели может пугать или казаться настолько далекой, что сотрудник не предпринимает необходимых шагов.
Разбивка цели на ежемесячные подцели может упростить процесс, предоставив сотруднику более управляемую задачу.
Проводя ежемесячные или ежеквартальные совещания с сотрудником, руководству будет легче контролировать этот процесс.
Цели организации также могут меняться в течение года, и более частые совещания могут позволить поставить новые цели, которые более точно согласуются с целями организации. Затем цикл начинается заново.
Стадии управленческого цикла важны, потому что они позволяют организовать, координировать и направлять деятельность сотрудников для достижения целей компании. Стадии управления направлены на решение проблем, рост эффективности и качества работы, достижение запланированных целей и удовлетворение потребностей клиентов и персонала.