Деловые переговоры: что это и как вести их правильно

В деловом мире общение, разговор называется деловыми переговорами. Это процесс ведения переговоров ради сотрудничества или разрешения ситуации в бизнесе. Деловые переговоры необходимо вести, чтобы стороны спора достигли варианта решения проблемы, который бы удовлетворил их. Если вы ведете бизнес в современном мире, вам не обойтись без навыка ведения деловых переговоров. Сегодня мы разберем:

• Что такое деловые переговоры и зачем они нужны;
• Какие формы деловых переговоров бывают;
• Правила ведения деловых переговоров;
• А также – как вести себя на деловых переговорах?

Функции деловых переговоров и этапы проведения

Деловые переговоры всегда целятся на результат. Они ведутся с основной задачей достигнуть какой-либо цели, позиции, сотрудничества или разрешить вопрос. Если конкретнее, то они выполняют несколько функций:

1. Контрольная, координирующая. Деловой разговор помогает партнерам скоординироваться по дальнейшим действиям и также контролировать этапы прохождения какого-либо процесса или сделки;
2. Коммуникативная. Посредством делового общения происходит налаживание связей, выстраивание новых отношений;
3. Информационная функция деловых переговоров заключается в том, что участники сделки в ходе них обмениваются важной информацией;
4. Регулятивная функция. Она подразумевает решение проблем, устранение препятствий.

Деловые переговоры имеют свою структуру, этапы.

1 Этап: Подготовка. От подготовки зависит, будут ли переговоры продуктивными. Если вы нацелены победить, направьте силы на подготовку, которая имеет следующую последовательность:

- Отбор основных участников переговоров;

- Определение основной цели переговоров, интересов и плана;

- Последний этап подготовки - процесс организации переговоров – места, времени, всех деталей.

2 Этап: Знакомство. Это основной момент, когда стоит сблизиться с противоположной стороной, наладить продуктивный контакт и собрать информацию.

3 Этап: Предварительные предложения. Чтобы в процессе переговоров не возникли конфликтные моменты, вопросы, необходимо начать технически и осторожно – с выдвижения предложений.

4 Этап: Торг. Это этап, на котором стороны стремятся достичь желаемых целей, условий для себя. Происходят торги, уступки, продвижение интересов.

5 Этап: Решение. Это предпоследняя стадия, на которой тоже не стоит торопиться. Следует хорошенько взвесить все за и против.

6 Этап: Договоренность. Это конечная стадия переговоров, которая скрепляется подписью, печатью.

Формы деловых переговоров

Деловые переговоры – это беседа, как минимум, двух сторон. Она может быть многосторонней и проходить в разных форматах – совещания, дискуссии, круглого стола. В зависимости от ситуации, они могут быть официальными (протокольные), неофициальными (непринужденная беседа), внешними (с партнерами, клиентами) или внутренними (корпоративными, с сотрудниками внутри компании)

Самыми продуктивными являются следующие формы деловых переговоров:

1. Спор. Это форма, при которой происходит разгоряченная беседа. Это можно сравнить со словесным состязанием.
2. Конструктивная беседа. Это общение на равных тонах при участии двух и более заинтересованных сторон, клиентов, каждая из которых высказывает свое мнение, и также выслушивает другие интересы.
3. Инструктивная беседа. Это односторонняя беседа с целью склонить другую сторону на свою. Пример: корпоративное собрание или корпоративный сбор.
4. Убеждающая беседа. Это переговоры с приведением фактов для решения серьезной проблемы.
5. Дискуссия. Это более мягкий вид спора. Заключается в приведении логических рассуждений, аргументов и доказательств.

Основные правила, техники ведения деловых переговоров

Правила в переговорах, техника – это отдельная специфическая тема. В зависимости от того, с кем вы ведете переговоры, в какой стране, правила будут отличаться. Западноевропейские переговоры имеют свои правила, методы, этикет, несвойственные азиатским бизнесменам. И наоборот. Отсюда мы получаем правило, принцип № 1: всегда стоит учитывать культуру, национальные особенности страны, в которой живет ваш партнер, клиент. Снова подготовка!

1. Первое, что надо делать – владеть информацией. Вы не можете просто проталкивать свой интерес, учитывать свой опыт. Вы должны знать максимум об опыте, истории своего собеседника, его принципах. От этого зависит, будет ли он вашим будущим партнером или нет.
2. Риск того, как пойдут переговоры должен регулироваться планом. Если вы предварительно составите план, по которым будет проходить беседа, риск возникновения конфликтных ситуаций уменьшится.
3. Позаботьтесь о месте для проведения. Этот критерий должен учитывать длительность переговоров. Оно должно максимально подходить целям переговоров. Учтите, что нравится вашему партнеру.
4. Не отвергайте схемы, мысли собеседника. Давайте хорошую оценку его мнению, подчеркивайте, фиксируйте важные моменты разговора. Приятная оценка расположит к вам собеседника, и сотрудничество может состояться.
5. Последовательность. Начинайте с легких вопросов, чтобы потом перейти к обсуждению тяжелых. Этот критерий разрядит атмосферу.

Как себя вести на деловых переговорах?

Победите вы в деловых переговоров или нет, зависит от того, как вы себя на них ведете и какие техники используете.

Поэтому заранее стоит проработать следующие моменты:

- Жесты. Язык вашего тела может заставить партнера усомниться в ваших намерениях. Заранее проработайте технику жестов, чтобы в них была умеренность и лаконичность. Вы должны вызывать доверие. Скорость движения должна быть умеренной, но и не слишком расслабленной. Старайтесь делать жесты открытыми для оппонента.

- Осанка. Здесь важно не переборщить. Например, не стоит выпячивать грудь колесом и чересчур выставлять себя. Также не следует опускать плечи. Если вы будете выглядеть человеком усталым, то никто не захочет иметь с вами дело. Ведь если вы не можете следить за собой и своим здоровьем, то как будете следить за бизнесом?

- Потренируйтесь в походке. Снимите себя со стороны и проанализируйте, какое впечатление вы производите.

- При рукопожатии не следует переживать руку или излишне близко наклоняться.

- Поза. Старайтесь, чтобы пространство работало под вас, а не вы под него. Для этого не ущемляйтесь. К примеру, вы присаживаетесь. Сначала следует отодвинуть стул и сесть, а не стараться втянуть живот, сузиться и пролезть на место. Сидите удобно, свободно.

- Не теряйте зрительный контакт с собеседником. Даже когда берете предметы, не стоит отвлекаться на них. Поставьте все под рукой, и не ныряйте в сумку с головой. Не задерживайте на предметах внимание.

- Речь стоит проработать заранее. Сначала запишите речь, заучите. Затем проработайте перед зеркалом. Потом стоит выступить перед близкими. Узнайте их мнение: захотелось ли им довериться вам?

- Одежда должна быть опрятной, аккуратной, в спокойных тонах. Ничего не должно отвлекать от беседы. Не стоит навешивать много украшений. Можно обойтись 1-2 скромными аксессуарами.

Во время беседы, можно использовать успешные методы:

- Эмоциональные качели.  Используйте не только споры, но и приятные слова. Эта тактика основывается на влиянии на настроение оппонента.  Если ваш собеседник или клиент является психологически неустойчивым человеком, то он согласится на ваше условие.

- Метод ультиматума в конце беседы. Это симбиоз двух приемов – непринужденной беседы, а затем резко – предъявление ультиматума. Методика рассчитывает на то, что расслабленный оппонент, клиент пойдет на уступку.

- Метод навязывания, когда одна сторона настаивает на своем условии.

- Метод быстрых переговоров.  В начале таких переговоров сторона заявляет, что у них есть всего 15 минут на беседу. Оппонент, который ждал часовой беседы, не будет ожидать такого быстрого разговора.

Деловые переговоры имеют большой вес в бизнесе. Если вы хотите побеждать в переговорах, иметь много крупных клиентов, вам следует усовершенствовать этот успешный навык. Даже если у вас достаточно опыта в переговорах, никогда не помешает улучшить его.